Se você é síndico e não tem nada a esconder, quer fazer uma gestão com transparência, agilidade e segurança, só tem um caminho: usar um sistema digital para gerir as finanças, departamento pessoal e as atividades administrativas do seu condomínio.
Atualmente a tecnologia entrou de uma forma na vida do síndico de condomínio, que não se consegue mais fazer uma gestão com qualidade e transparência, se não tiver recursos tecnológicos.
A coisa está tão avassaladora que não se paga mais uma guia da previdência social se não for feita de forma eletrônica.
Da parte de departamento pessoal, a mesma coisa, se não utilizar das plataformas digitais e declarar o dia a dia das atividades dos empregados do condomínio, multas altíssimas são devidas ao governo.
Mas o objetivo deste artigo não é falar apenas de tecnologia, mas sobre a prestação de contas no condomínio, imprescindível, fundamental e necessária para todos os condôminos.
Ato de prestar contas:
É obrigação do síndico prestar contas e direito dos moradores em ter acesso a todas as informações.
Cada convenção exige prazos e formas em que o síndico deverá prestar contas, mas o ideal e mais adequado, é que o síndico da atualidade utilize de canais eletrônicos, e através das plataformas digitais, promovendo aos seus condôminos acesso diário a todas informações.
Independente do síndico ter de prestar contas em assembleia, como é o caso da AGO – Assembleia Geral Ordinária, é conveniente e salutar que o síndico tenha canais de “transparência” e proporcione cada vez mais essa agilidade nas informações.
O que a é digitalização de documentos:
A digitalização é o ato de transformar documentos em papel em arquivos eletrônicos, como por exemplo em uma imagem (uma foto), ou através de PDF A sigla inglesa PDF significa Portable Document Format (Formato Portátil de Documento).
As vantagens de se digitalizar são enormes, pois garante a guarda, a conservação, espaço em ambientes de escritório, ou até mesmo a perda ou extravio.
Acontece que a digitalização do documento, nem sempre irá garantir a validade ou a originalidade do documento, que serão necessárias em caso de uma verificação de órgãos oficiais ou fiscalização dos agentes públicos, como a Secretaria da Fazenda, ou até mesmo por uma simples auditoria que seja contratada pelo condomínio.
O que é o sistema digital:
Já o sistema digital, utiliza do recurso original do documento, sem necessidade de digitalização.
Toda a documentação digital é ORIGINAL, extraída direta do seu sistema emissor, sem nenhum tipo de manipulação dessas informações, garantindo a segurança e fidelidade do documento.
O primeiro e grande exemplo do sistema digital, é a nota fiscal eletrônica. Como o próprio nome diz, “eletrônica”, ou seja, não se faz mais notas fiscais de produtos ou serviços, em gráficas como antigamente.
Há muito tempo a nota fiscal eletrônica entrou em vigor e não se faz mais nota fiscal em papel e atenção, se você receber uma nota fiscal em papel, recuse! Certamente é fraude e lhe trará problemas.
Quando um prestador de serviços conclui um trabalho em seu condomínio, ele é obrigado a entrar com seu acesso digital no sistema da prefeitura da sua cidade, e emitir a nota fiscal eletrônica. Essa nota, quando gerada, sai com dois formatos que é o PDF, e o XML.
O que é arquivo XML NF-e:
O arquivo XML da NF-e é o formato digital que valida a nota fiscal eletrônica emitida nas vendas de produtos, contudo, quando a nota fiscal é enviada em PDF, ela deve conter um código de barras ou um certificado eletrônico que garanta a veracidade do documento.
A sigla significa “eXtensible Markup Language” em inglês, que é basicamente um formato de arquivo universal usado para criar documentos com dados organizados.
Quando você faz uma compra, por exemplo, a empresa envia a NF-e por e-mail com a extensão “.xml” — nesse caso, é preciso baixar o arquivo e convertê-lo em PDF para conseguir visualizar as informações do documento.
No Brasil, o XML da nota fiscal obedece ao padrão nacional de escrituração fiscal e pode ser utilizado com segurança em todo o país.
Por isso, a diferença entre um sistema digitalizado e do sistema digital, é que o sistema digital trabalha com a documentação original, e o sistema digitalizado faz apenas cópias de toda essa documentação.
O síndico de um condomínio, antes de contratar os serviços de uma empresa de auxílio administrativo, popularmente como as “administradoras”, deve antes conhecer as ferramentas e os métodos de trabalho, e fundamentalmente, os processos que serão utilizados para servir não somente ao síndico, mas como a todos os condôminos.
O sistema digital é o que tem de mais novo e seguro para a administração de condomínios, promovendo inúmeras vantagens:
- Tudo que é pago, em no máximo 24 horas poderá ser disponibilizado a todos os moradores através das plataformas digitais (aplicativo, painel, etc,);
- As pastas de prestação de contas são totalmente digitais, e depois que conciliadas com o sistema bancário, os documentos originais são disponibilizados aos moradores mensalmente, geralmente em dez dias após o fechamento do mês;
- Agilidade e transparência são o ponto forte, pois as informações que passam a ser fiscalizadas por todos os condôminos. O acesso é fornecido pelas administradoras através de senhas que exigem o CPF, IP do computador e um e-mail válido (isso pode variar de acordo com cada software);
- A guarda dos documentos são geralmente em “nuvens”, servidores virtuais que resguardam e garantem a longevidade e a segurança de toda a documentação.
O objetivo deste artigo é alertar a nova tendência que chamamos de “mão única”, ou seja, nos próximos anos os síndicos que não se adequarem ao sistema digital, estarão correndo o risco de não serem reeleitos.
A tecnologia não é mais um “gosto” de se fazer ou não, mas passou a ser uma exigência dos moradores que desejam acompanhar diariamente para onde vai o dinheiro que é pago na taxa do condomínio.
Os tempos mudaram e os papeis estão desaparecendo do dia a dia das pessoas, por todos os motivos já explicados neste artigo, mas por uma questão mais importante ainda: preservação do meio ambiente! Nossos mananciais estão ficando comprometidos, a fauna e a flora, mas acima de tudo, temos que agir agora para a preservação do nosso bem maior: A VIDA HUMANA!
Marcelo Duarte
0 comentários